Confirmação de consulta: reduzir falta sem virar telemarketing

Reduzir falta sem virar central de telemarketing é: marcar o status Confirmou assim que o paciente responder, deixar quem ainda não confirmou visível numa lista só, chamada Pendências, e resolver ali, sem precisar ligar pra cada nome da agenda todo santo dia.

O status de cada consulta, visível pra toda a equipe.

O problema é confirmar todo mundo, não confirmar alguém

Ligar pra cada paciente da agenda funciona, mas não escala. Numa clínica com a agenda cheia, isso vira o trabalho do dia inteiro da secretária, e o trabalho de verdade dela (atender quem está na recepção) fica em segundo plano. O ponto não é confirmar mais rápido, é confirmar só quem ainda não confirmou, e isso exige separar os dois grupos primeiro.

Status por consulta separa quem já respondeu de quem falta responder

Cada consulta na Agenda Leve carrega um status: Confirmou, Compareceu, Faltou ou Cancelou. Assim que o paciente confirma, a secretária troca o status ali mesmo, na consulta. Não é uma etapa nova, é registrar o que já aconteceu. A diferença é que esse registro fica visível pra equipe inteira, não só na cabeça de quem atendeu a ligação.

Pendências mostra só quem falta, não a agenda inteira

A lista de Pendências reúne, num lugar só, quem ainda não confirmou e quem faltou e precisa remarcar. É essa lista que vira o roteiro do dia, em vez da agenda inteira. Resolvido um item (confirmou, ou foi remarcado), ele some sozinho da lista. A secretária não precisa lembrar quem já tratou, a lista lembra por ela.

A ideia nunca foi automatizar a ligação de confirmação, é reduzir o trabalho de achar quem ainda falta confirmar. Isso é atenção, não automação, e é o que sobra de tempo pra secretária cuidar de quem está na frente dela. Leandro Manique, founder da ZEITH Co. e autor do Agenda Leve