Glossário da agenda odontológica.

Encaixe

Encaixe é a inserção de uma consulta extra num intervalo livre da agenda, entre horários já marcados, sem atrasar as consultas seguintes. Acontece, por exemplo, quando um paciente liga com dor e precisa ser atendido no mesmo dia, mesmo com a agenda cheia. Fazer um encaixe bem depende de enxergar o intervalo livre antes de o paciente estar na sua frente, não de contar horário por horário na hora.

Na prática do consultório pequeno, é a secretária quem decide, em segundos e no meio de outras tarefas, se um pedido de encaixe cabe sem empurrar quem já está marcado.

No Agenda Leve, a grade em intervalos de 15 minutos (Central de ajuda → Calendário) deixa esses intervalos livres visíveis antes de marcar o encaixe. Passo a passo completo no guia Como controlar encaixe sem bagunçar o resto do dia.

No-show (falta)

No-show, ou falta, é quando o paciente não comparece à consulta marcada e não avisa com antecedência suficiente para o horário ser reaproveitado. É uma das maiores fontes de tempo ocioso na agenda de um consultório pequeno, porque o horário reservado fica parado mesmo sem ninguém ali. A falta só vira problema resolvido quando esse horário volta a ser oferecido a outro paciente.

No dia a dia, a falta costuma ser percebida só depois de o horário passar, quando já é tarde para preencher aquele espaço com outro atendimento.

No Agenda Leve, marcar o status Faltou (Central de ajuda → Status da consulta) joga a consulta para a lista de Pendências, de onde dá para remarcar sem procurar o paciente na agenda inteira.

Agenda compartilhada

Agenda compartilhada é uma única agenda vista e editada, ao mesmo tempo, por toda a equipe do consultório, em vez de cada pessoa manter a própria versão em papel, planilha ou conversa de WhatsApp. Qualquer mudança feita por uma pessoa aparece na hora para as outras, sem precisar ser repassada por fora do sistema.

É o que evita a cena comum do consultório pequeno: a secretária marca um horário e a dentista só descobre quando o paciente já está na cadeira.

É a base do Agenda Leve: cada pessoa da equipe entra com login individual (Central de ajuda → Acessos da equipe) e enxerga a mesma agenda ao mesmo tempo. Detalhado no guia Agenda compartilhada entre dentista e secretária.

Recorrência de consulta

Recorrência de consulta é a criação de uma série de consultas que se repete num intervalo fixo, como toda semana ou a cada quinze dias, numa única ação em vez de agendar cada retorno separadamente. Serve para tratamentos que pedem várias sessões espaçadas ao longo do tempo.

Sem recorrência, a secretária precisa lembrar de marcar cada retorno na data certa, um por um, durante meses.

No Agenda Leve, a recorrência é configurada direto na consulta, semanal ou a cada N dias, e uma mudança num dia específico da série pode valer só para aquele dia, dali para a frente, ou para a série inteira (Central de ajuda → Repetir uma consulta). Ver também o guia Consulta de retorno recorrente.

Status de consulta

Status de consulta é a etiqueta que mostra em que ponto está cada atendimento marcado: se o paciente confirmou, compareceu, faltou ou cancelou. É o que transforma uma lista de horários numa agenda viva, que reflete o que de fato aconteceu.

Sem esse controle visível, a equipe só descobre o que houve com uma consulta perguntando na recepção ou lembrando de cabeça.

No Agenda Leve, cada consulta carrega um dos quatro status (Confirmou, Compareceu, Faltou, Cancelou), visível para toda a equipe assim que alguém muda (Central de ajuda → Status da consulta).

Etiqueta (tipo de compromisso)

Etiqueta, ou tipo de compromisso, é a categoria atribuída a cada consulta para identificar de que tipo de atendimento se trata, como avaliação, retorno ou procedimento, geralmente representada por uma cor. Ajuda a reconhecer o que é cada horário à distância, sem precisar abrir consulta por consulta.

Numa agenda cheia, bater o olho na cor é mais rápido do que ler o nome de cada paciente para entender o tipo de atendimento marcado.

No Agenda Leve, cada tipo de compromisso pode ganhar uma cor própria, escolhida ao marcar ou editar a consulta (Central de ajuda → Tipos de compromisso e cores).

PWA e funcionamento offline

PWA (Progressive Web App) é um site que se comporta como aplicativo: pode ser instalado na tela do celular direto pelo navegador, sem passar por loja de aplicativo. Funcionamento offline é a capacidade de continuar operando mesmo sem internet, guardando as ações no aparelho até a conexão voltar.

Isso importa porque a internet do consultório pode cair no meio do expediente, e a recepção não pode simplesmente parar de marcar e confirmar consulta por causa disso.

O Agenda Leve funciona como PWA, instalável direto pelo navegador (Central de ajuda → Instalar no celular como atalho), e guarda o que foi feito offline no aparelho, sincronizando sozinho quando a conexão volta (Central de ajuda → Usar sem internet).

Multi-tenant (isolamento de dados por clínica)

Multi-tenant é uma arquitetura de software em que várias clínicas usam o mesmo sistema, mas cada uma acessa só os próprios dados, sem visibilidade sobre os dados de outra clínica. Isolamento de dados por clínica é a garantia técnica de que essa separação é real no banco de dados, não apenas na tela.

Para quem usa o software no balcão, isso não aparece como uma tela: aparece como a certeza de que a agenda de uma clínica nunca se mistura com a de outra.

O Agenda Leve é multi-tenant, com isolamento por tenant_id (identificador de clínica) e políticas de RLS (Row Level Security) no banco de dados, verificado por teste de acesso cruzado entre clínicas.

Bloqueio de agenda

Bloqueio de agenda é reservar um intervalo de tempo no calendário para que ele fique indisponível para novos agendamentos, seja por almoço, feriado, compromisso pessoal ou qualquer período em que o profissional não vai atender. É uma forma de proteger tempo sem precisar preencher o horário com uma consulta fictícia.

No consultório pequeno, isso costuma ser resolvido de forma manual: a secretária evita oferecer aquele horário, ou anota à parte que o período está indisponível.

Sobreposição de horário

Sobreposição de horário é quando duas consultas são marcadas para o mesmo profissional em horários que se cruzam total ou parcialmente, deixando o profissional escalado para dois atendimentos ao mesmo tempo. É um dos erros mais comuns numa agenda controlada por mais de uma pessoa ou por canais diferentes ao mesmo tempo, como caderno e WhatsApp.

Costuma aparecer quando duas dentistas da mesma clínica marcam em anotações separadas, e o conflito só é percebido quando os dois pacientes chegam na mesma hora.